Gestão documental: Câmara de Arujá cria comissão para modernizar arquivos e garantir transparência

A Câmara de Arujá deu um passo significativo em direção à modernização e à transparência de suas operações ao instituir uma Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivos. A iniciativa, que teve sua primeira reunião oficial em 30 de junho de 2026, visa estabelecer procedimentos e diretrizes claras para a gestão de todo o acervo documental do Poder Legislativo. O objetivo central é aprimorar a forma como os documentos são produzidos, avaliados, destinados e preservados, garantindo que o patrimônio histórico da instituição e da cidade seja mantido acessível e seguro.

A criação da comissão reflete um compromisso com a eficiência administrativa e a responsabilidade pública. Ao focar na identificação de documentos de valor histórico e na otimização dos processos, a Câmara busca não apenas organizar seu vasto volume de informações, mas também fortalecer a transparência e facilitar o acesso dos cidadãos aos registros do Legislativo, elementos cruciais para a fiscalização e participação democrática.

Uma iniciativa para aprimorar a gestão documental

A Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivos foi estabelecida com um mandato abrangente, focado em transformar a gestão documental interna. Suas atribuições incluem a formulação de diretrizes para a produção de novos documentos, assegurando que desde sua origem eles atendam a padrões de organização e relevância. Além disso, a comissão será responsável por critérios rigorosos de avaliação, determinando quais documentos possuem valor permanente e quais podem ser descartados após seu período de guarda legal.

Um dos pilares deste trabalho é a preservação. A comissão identificará e protegerá documentos de valor histórico, garantindo que a memória institucional e os registros importantes para a cidade de Arujá sejam salvaguardados para as futuras gerações. Este processo não só organiza o acervo, mas também contribui diretamente para a transparência pública e o acesso facilitado à informação, pilares de uma administração moderna e responsável.

Primeiros passos e o planejamento estratégico

A instalação oficial da comissão ocorreu durante sua primeira reunião, realizada em 30 de junho de 2026. Neste encontro inaugural, os membros se dedicaram a um alinhamento conceitual fundamental, especialmente no que tange à classificação e à destinação documental. Essa etapa foi crucial para padronizar o entendimento e as práticas que serão adotadas em todas as fases do trabalho.

Na mesma ocasião, foi aprovado o planejamento estratégico que guiará as ações da comissão. Este plano detalhado prevê diversas etapas, começando pelo mapeamento setorial dos arquivos existentes em todas as áreas da Câmara. Em seguida, será formulado e implementado um Programa de Gestão Documental completo, acompanhado de uma Tabela de Temporalidade, que definirá os prazos de guarda para cada tipo de documento. A elaboração de um Regimento Interno da Comissão também faz parte dessa fase inicial, estabelecendo as regras de funcionamento do grupo.

A equipe por trás da modernização dos arquivos

A composição da Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivos é multidisciplinar, reunindo servidores com expertise em diversas áreas do Poder Legislativo. O arquivista Thullio Santos Vieira foi nomeado gestor da comissão, conforme a Portaria 3223/2026, e será o responsável por coordenar os trabalhos e garantir a execução do plano estratégico.

Integram o grupo, todos servidores concursados, Daniel Paixão de Freitas, da Secretaria Legislativa; Ilse Aparecida Lohefink, da Procuradoria Especial da Mulher; Jackson Franci Hissayoshi Ueno, do Departamento de Informática; e Letícia Frazão Margonar, da Secretaria Jurídica. A diversidade de suas atuações é estratégica para abordar as complexidades da gestão documental em todos os seus aspectos, desde a produção legislativa até a segurança da informação e os aspectos legais.

Preservação histórica e acesso à informação

A relevância deste trabalho transcende a mera organização interna. Conforme ressaltou o gestor da comissão, Thullio Santos Vieira, “Esse é um trabalho inédito que visa racionalizar a produção e a utilização de documentos no âmbito institucional. Para sociedade representa a preservação do patrimônio histórico da Câmara e, consequentemente, da cidade de Arujá”. Essa declaração sublinha o impacto direto da iniciativa na memória coletiva e na identidade local.

A racionalização dos processos documentais não só otimiza o uso de recursos, mas também garante que informações cruciais estejam disponíveis de forma eficiente. A preservação do patrimônio histórico da Câmara significa manter viva a história das decisões, dos debates e das transformações que moldaram a cidade de Arujá. Este esforço contribui para uma cultura de acesso à informação, permitindo que cidadãos e pesquisadores consultem o acervo e compreendam melhor o funcionamento do Poder Legislativo. Para mais informações sobre acessibilidade digital, pode-se consultar plataformas como a VLibras, que auxilia na tradução de conteúdos.