Falhas no preenchimento empresarial do imposto de renda retido na fonte impactam trabalhadores e aumentam retenções

A temporada de declaração do Imposto de Renda de 2026 tem sido marcada por um aumento significativo no número de contribuintes retidos na malha fina, uma situação que tem gerado preocupação entre os trabalhadores. A Receita Federal identificou que a principal causa para essa elevação reside em falhas no preenchimento de novas bases de dados por parte das empresas. Essas inconsistências no envio de informações fiscais têm impactado diretamente os dados repassados ao Fisco e, consequentemente, aos próprios empregados, resultando em divergências que acionam o sistema de verificação.

A transição de métodos de apuração e a complexidade das novas plataformas digitais exigem maior atenção das organizações. Diante desse cenário, milhares de declarações foram retidas, e a Receita Federal tem emitido orientações específicas para que os contribuintes compreendam a origem dos problemas e saibam como proceder para regularizar sua situação fiscal, evitando maiores transtornos e garantindo a correta entrega do Imposto de Renda.

A transição para novas plataformas de declaração do Imposto de Renda

Até o ano passado, a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf) era o principal instrumento utilizado por empresas e outras entidades para informar à Receita Federal sobre pagamentos e retenções de tributos. Com o fim da Dirf, o Fisco passou a coletar essas informações de outras fontes de dados, como o e-Social e a EFD-Reinf. Essa mudança representa uma modernização, mas também introduz uma camada de complexidade no processo.

O e-Social é uma plataforma que unifica praticamente todas as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias relacionadas aos empregados. Já a EFD-Reinf concentra dados sobre retenções de tributos e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), uma iniciativa que padroniza o envio de informações fiscais, contábeis e trabalhistas das empresas em formato digital. A transição para essas bases de dados mais detalhadas e com maior frequência de envio tem sido um desafio para algumas organizações.

Complexidade das novas bases de dados e os erros mais comuns

A Receita Federal aponta que as novas bases de dados, e-Social e EFD-Reinf, são consideradas mais complexas do que a antiga Dirf. A exigência de preenchimentos mensais e a necessidade de classificações detalhadas de cada tipo de rendimento e tributação têm levado a erros por parte de algumas empresas. Essas falhas geram divergências entre as informações enviadas ao Fisco e os informes de rendimentos entregues aos trabalhadores.

Entre os equívocos mais frequentemente identificados, destacam-se a classificação incorreta do décimo terceiro salário. Algumas empresas o informam como tributação normal, incluindo-o no rendimento total, em vez de classificá-lo como tributação exclusiva na fonte. Por ser tributado exclusivamente na fonte, esse valor não pode ser compensado ou restituído na declaração anual do Imposto de Renda, causando inconsistências. Outro erro comum refere-se ao período de lançamento dos salários, onde a empresa pode registrar o pagamento pelo regime de competência (mês a que se refere o salário) em vez do regime de caixa (mês em que o pagamento foi efetivamente realizado), que é o critério adotado pela Receita Federal.

O impacto da malha fina e a orientação da Receita Federal

O reflexo direto desses erros empresariais é o aumento do número de declarações retidas na malha fina. A Receita Federal estima um acréscimo de cerca de 2% nas retenções até o momento neste ano. Com 13 milhões de declarações recebidas em um período específico, isso significa que aproximadamente 260 mil contribuintes adicionais podem ter caído na malha fina devido a essas inconsistências. A verificação de pendências pode ser realizada online, através do Portal e-CAC, ou pelo aplicativo “Meu Imposto de Renda”, utilizando a conta Gov.br.

A orientação inicial da Receita Federal para os contribuintes que caem na malha fina é manter a calma. Se a declaração foi preenchida com base nos dados do informe de rendimentos fornecido pela empresa, o contribuinte não deve tomar nenhuma ação imediata. A declaração do Imposto de Renda deve ser sempre respaldada por documentos. Portanto, se os valores declarados correspondem aos do informe, a recomendação é aguardar.

Passos para regularização: quando retificar a declaração

A necessidade de retificação da declaração do Imposto de Renda surge em situações específicas. O contribuinte só deve enviar uma declaração retificadora caso receba um novo informe de rendimentos, corrigido pela empresa. A Receita Federal esclarece que a maior parte dos erros empresariais está relacionada ao preenchimento incorreto do e-Social. Nesses casos, assim que as empresas corrigem suas informações na plataforma, as declarações dos trabalhadores são automaticamente liberadas da malha fina, desde que não haja alteração nos valores do informe de rendimentos. Milhões de empresas já realizaram essas correções.

Em um número menor de ocorrências, as empresas podem ter enviado informes de rendimentos com valores incorretos aos trabalhadores. Nesta hipótese, as organizações são obrigadas a gerar e enviar novos informes corrigidos. Somente então o contribuinte deverá retificar sua declaração para que os valores correspondam aos dados atualizados e, assim, sair da malha fina. A correta parametrização no e-Social é crucial, pois pode ou não alterar os valores a pagar ou a restituir, dependendo da natureza do erro.

Para mais informações sobre o processo de declaração e retificação, consulte o site oficial da Receita Federal.